Amostra enviada, e agora? Como acompanhar o retorno de cada comprador

Para acompanhar o retorno de amostras de café, registre cada envio como uma etapa de um funil de vendas: lead, amostra enviada, amostra provada, proposta e fechado. Anote a data de envio, o lote e o que o comprador procura, e marque na agenda o dia de cobrar a resposta. Assim nenhuma amostra fica esquecida na torrefação.

Parece simples, e é. O difícil é manter o hábito durante a colheita, quando a amostra sai pelo correio numa terça, a mensagem de confirmação chega no WhatsApp pessoal de alguém da família e, três semanas depois, ninguém lembra para quem foi o lote 004.

Por que a amostra de café some depois do envio?

A amostra some porque o envio é o fim de uma tarefa para quem vende e o começo de uma fila para quem compra. A torrefação recebe amostras de vários produtores, prova em lote quando a agenda de torra permite e responde primeiro a quem lembra de perguntar. Quem não registra o envio também não lembra de perguntar.

Há três pontos em que a informação costuma se perder:

• No envio. A amostra sai sem um registro único de qual lote, quantos gramas e para quem.
• Na prova. O comprador comenta a xícara numa conversa de WhatsApp, e o comentário não chega à ficha do lote.
• Na proposta. O preço combinado fica num áudio, e a próxima safra começa do zero.

Quais são as etapas do funil de amostras?

O funil de amostras tem cinco etapas, uma para cada momento em que a conversa com o comprador muda de natureza. Cada etapa tem uma pergunta que precisa ter resposta antes de passar para a seguinte.

A coluna do meio é a mais útil das três. Uma amostra só avança de "enviada" para "provada" quando você sabe a opinião do comprador. Enquanto não souber, ela continua na etapa anterior, e isso já diz o que fazer no dia seguinte.

Quando cobrar o retorno de uma amostra?

Cobre o retorno quando a data prevista de prova passar, e não antes. Para definir essa data, pergunte ao comprador, no momento do envio, quando ele costuma provar amostras. Torrefações pequenas costumam provar em dias fixos da semana; corretoras às vezes provam no mesmo dia em que recebem.

Se o comprador não disser, use uma regra própria e mantenha a mesma para todos. Um ponto de partida razoável é perguntar sobre a chegada da amostra dois dias depois da entrega e sobre a prova uma semana depois. O número exato importa menos do que a regularidade: um produtor que cobra sempre no mesmo intervalo passa a imagem de organização.

Duas mensagens curtas resolvem a maior parte dos casos:

Olá, Marcos. A amostra do lote 004, Catuaí amarelo do Sítio Boa Vista, foi entregue ontem. Quando vocês provarem, me conta o que achou da xícara?

Olá, Marcos. Conseguiram provar o lote 004? Se ele não encaixou no que vocês procuram, me diz o perfil que eu separo outra opção desta safra.

A segunda mensagem oferece uma saída. Um "não serviu" é informação valiosa, porque tira a amostra do funil e mostra o que aquele comprador quer de verdade.

Como organizar isso sem virar mais trabalho?

Comece com o que você já usa. Uma planilha com as colunas da tabela acima e uma linha por amostra resolve para quem envia poucas amostras por mês. Ordene por "data de cobrar" e abra a planilha toda manhã.

A planilha começa a falhar quando três situações aparecem juntas:

1. Mais de uma pessoa atende. O pai responde no WhatsApp, a filha cuida do Instagram, e cada um tem a sua parte da história.
2. O mesmo comprador recebe várias amostras. Fica difícil ver numa linha só que a cafeteria de Belo Horizonte já provou três lotes e gostou de um.
3. A conversa acontece em vários canais. O pedido de amostra chega pelo site, a dúvida sobre frete chega pelo WhatsApp e a proposta sai por e-mail.

Nesse ponto vale usar um CRM com funil de vendas. No módulo de Vendas da plataforma da TBA House, cada amostra é um cartão que anda pelas cinco etapas, com alerta para amostra parada há tempo demais e o histórico do comprador junto. O formulário do site, o Instagram e o WhatsApp alimentam o mesmo funil.

O que fazer com as amostras que não viraram venda?

Guarde o motivo. "Procurava fermentado", "preço acima do que paga hoje", "só compra a partir de 10 sacas": cada recusa conta o que aquele comprador quer, e a próxima safra pode ter exatamente isso.

Antes da colheita seguinte, filtre os compradores que provaram e recusaram por perfil e avise quem procurava o tipo de lote que você vai ter. Essa lista costuma ser mais quente do que qualquer contato novo, porque essas pessoas já conhecem o seu café.

Perguntas frequentes

Quanto café mandar numa amostra?

Pergunte ao comprador antes de enviar, porque cada um prova de um jeito. A prova costuma usar várias xícaras do mesmo café para checar a uniformidade, e algumas torrefações fazem também uma torra de teste, então o volume precisa cobrir as duas coisas. Mande o que o comprador pedir e anote o peso no registro.

Vale mandar amostra para quem não pediu?

Raramente. Amostra sem pedido costuma cair no fim da fila de prova. Prefira um contato curto antes, apresentando o lote e perguntando se faz sentido enviar. Quando o comprador aceita, ele já espera a amostra e tende a provar mais cedo.

O que registrar sobre o lote junto com a amostra?

O mínimo é identificação do lote, variedade, processo, safra e a pontuação, se houver classificação. Quanto mais fácil for o comprador ligar a xícara ao lote, mais fácil fica a proposta. Detalhamos isso em como montar a ficha do lote.

Fontes

• Specialty Coffee Association, padrões de preparo de amostra e avaliação sensorial do Coffee Value Assessment (SCA-102, SCA-103 e SCA-104). sca.coffee.